Acuerdo de encargo del tratamiento

Este acuerdo de encargo del tratamiento forma parte de las condiciones aplicables al uso profesional de MiFichaje cuando el cliente utilice el servicio para tratar datos personales por cuenta propia en calidad de responsable del tratamiento.

La sociedad que explotará MiFichaje se encuentra pendiente de constitución y asumirá la posición de encargado del tratamiento cuando comience la prestación comercial del servicio.

El cliente será responsable de determinar las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos personales de sus trabajadores, colaboradores y demás personas incorporadas al servicio.

El objeto del encargo es permitir que MiFichaje trate los datos personales necesarios para prestar las funcionalidades contratadas por el cliente.

Estas funcionalidades pueden incluir:

• Registro y gestión de jornada.
• Gestión de turnos y cuadrantes.
• Gestión de empleados y miembros del equipo.
• Ausencias, vacaciones y coberturas.
• Documentación asociada a empleados o solicitudes.
• Generación de informes y exportaciones.
• Notificaciones relacionadas con el servicio.
• Auditoría, seguridad y soporte técnico.

El tratamiento se realizará mientras exista una relación contractual que requiera el tratamiento de datos por cuenta del cliente y durante los periodos adicionales que resulten necesarios para ejecutar las instrucciones del responsable o cumplir obligaciones legales aplicables.

MiFichaje tratará los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, incluidas las derivadas de la configuración y utilización ordinaria del servicio, de este acuerdo y del resto de condiciones contractuales.

Si MiFichaje considera que una instrucción puede infringir la normativa de protección de datos aplicable, informará al cliente cuando resulte legalmente procedente.

El cliente, como responsable del tratamiento, deberá:

• Garantizar la licitud de los datos y tratamientos realizados a través de MiFichaje.
• Informar adecuadamente a trabajadores y demás personas afectadas.
• Configurar los permisos y accesos de forma coherente con su organización.
• No introducir datos innecesarios o excesivos para las finalidades perseguidas.
• Comunicar las instrucciones necesarias para la prestación del servicio.
• Cumplir las obligaciones laborales y de protección de datos que le correspondan como empleador o responsable.

Las personas autorizadas a tratar datos personales bajo la responsabilidad de MiFichaje estarán sujetas a compromisos u obligaciones apropiadas de confidencialidad.

El acceso a los datos deberá limitarse a las personas y proveedores que lo necesiten para prestar, mantener, proteger o soportar el servicio.

MiFichaje aplicará medidas técnicas y organizativas destinadas a ofrecer un nivel de seguridad apropiado al riesgo, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos tratados y las funcionalidades del servicio.

Entre las medidas actualmente aplicadas se encuentran:

• Autenticación y gestión de sesiones.
• Separación lógica de espacios de trabajo y controles de acceso por roles.
• Uso restringido de credenciales administrativas en componentes de servidor.
• Validación de firmas en integraciones críticas de facturación.
• Registros de auditoría y trazabilidad operativa.
• Procesos automáticos de mantenimiento y control de retención.
• Monitorización de errores con mecanismos de minimización y depuración de datos.
• Limitación del contenido sensible enviado mediante notificaciones transaccionales.

Las medidas podrán evolucionar conforme cambien la tecnología, los riesgos y la arquitectura del servicio.

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, MiFichaje asistirá razonablemente al cliente cuando sea necesario para atender solicitudes de ejercicio de derechos relacionadas con datos tratados por cuenta del cliente.

Cuando una solicitud corresponda a datos respecto de los cuales el cliente actúe como responsable, MiFichaje podrá remitir a la persona interesada al cliente correspondiente.

Cuando MiFichaje tenga conocimiento de una violación de seguridad de los datos personales tratados por cuenta del cliente que deba comunicarse conforme a la normativa aplicable, informará al cliente sin dilación indebida y facilitará la información disponible necesaria para que este pueda valorar y cumplir sus propias obligaciones.

MiFichaje prestará una cooperación razonable al cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, cuando resulte necesaria para evaluaciones de impacto o consultas previas exigibles conforme a la normativa de protección de datos.

El cliente concede autorización general para que MiFichaje utilice proveedores que actúen como subencargados cuando sean necesarios para prestar el servicio.

MiFichaje mantendrá una relación actualizada de los principales subencargados utilizados para tratar datos por cuenta de sus clientes.

Puedes consultar la lista actual en Subencargados de MiFichaje.

Cuando se produzcan incorporaciones o sustituciones materiales de subencargados, se proporcionará información previa de forma razonable cuando resulte exigible, permitiendo al cliente formular objeciones fundadas relacionadas con la protección de datos.

Cuando la prestación del servicio implique transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, se utilizarán los mecanismos y garantías previstos por la normativa aplicable.

Estos mecanismos pueden incluir decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías reconocidas legalmente, según el proveedor y el tratamiento concreto.

Los registros diarios de jornada gestionados por MiFichaje se conservarán de forma que el cliente pueda atender el periodo mínimo de cuatro años previsto para estos registros en la normativa laboral española.

La finalización de la relación laboral de un empleado o el cierre lógico de un espacio de trabajo no supondrán por sí mismos la eliminación anticipada de estos registros históricos.

Una vez transcurrido el periodo aplicable, los registros podrán quedar sujetos a procesos de supresión, devolución o conservación adicional cuando exista una instrucción válida del responsable o una obligación legal que lo justifique.

Al terminar la prestación de los servicios de tratamiento, MiFichaje devolverá o suprimirá los datos personales tratados por cuenta del cliente, a elección del responsable y de acuerdo con las funcionalidades, procedimientos e instrucciones aplicables.

Esta obligación se entiende sin perjuicio de aquellos datos que deban conservarse durante un periodo adicional por una obligación legal aplicable.

MiFichaje pondrá a disposición del cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones que le correspondan como encargado del tratamiento.

Cuando resulte legalmente necesario, permitirá o contribuirá a auditorías razonables relacionadas con los tratamientos realizados por cuenta del cliente, evitando accesos a información confidencial de otros clientes o a sistemas cuya divulgación pueda comprometer la seguridad del servicio.

Cada parte será responsable del cumplimiento de las obligaciones que le correspondan conforme a su papel en el tratamiento.

El cliente seguirá siendo responsable de las decisiones relativas a las finalidades del tratamiento, organización laboral, información a trabajadores y utilización de los datos obtenidos mediante MiFichaje.

Interesados: trabajadores, empleados, colaboradores, propietarios, administradores y demás usuarios autorizados incluidos por el cliente.

Categorías de datos:

• Nombre y datos identificativos.
• Correo electrónico y, cuando se facilite, teléfono.
• Identificadores internos de usuario y miembro.
• Cuenta, autenticación, roles y permisos.
• Turnos, horarios y cuadrantes.
• Inicio y finalización de jornada.
• Pausas y duración de jornada.
• Incidencias, revisiones y extensiones.
• Ausencias, vacaciones y coberturas.
• Documentos incorporados por usuarios autorizados.
• Datos técnicos, de seguridad y auditoría.

Determinados documentos aportados por el cliente o sus usuarios pueden contener categorías especiales de datos, por ejemplo información relacionada con la salud asociada a una ausencia. El cliente será responsable de determinar si su incorporación al servicio es necesaria y lícita.

Naturaleza del tratamiento: recogida, registro, almacenamiento, consulta, organización, modificación, comunicación técnica necesaria, generación de informes, exportación y supresión.

Finalidad: prestación de las funcionalidades de gestión laboral y operativa contratadas mediante MiFichaje.

Las medidas de seguridad comprenderán los controles descritos en este acuerdo y aquellos adicionales proporcionados por la infraestructura y proveedores utilizados por MiFichaje.

Las medidas serán revisadas y adaptadas cuando resulte necesario por cambios técnicos, funcionales o de riesgo.

La lista vigente de subencargados autorizados forma parte de este acuerdo y se mantiene en /subprocessors.

Este acuerdo estará integrado en la relación contractual de MiFichaje cuando el servicio sea contratado en condiciones que impliquen un tratamiento por cuenta del cliente.

En caso de conflicto entre este acuerdo y otras condiciones generales respecto de obligaciones propias del encargo del tratamiento, prevalecerá este acuerdo en esa materia, sin perjuicio de las normas imperativas aplicables.

Última actualización: 2026-08-19.